Quản lý công việc và cộng tác theo nhóm với ứng dụng trello

Trello là một ứng dụng hoàn toàn miễn phí mà bạn có thể dễ dàng thực hiện trên các thiết bị thông minh như điện thoại, laptop, hay máy tính bảng. Tôi dần trở thành fan cuồng của Trello và hiện giờ nó trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống của tôi. Trello là một công cụ hoàn hảo để đảm bảo tôi luôn làm việc năng suất từ việc lịch làm việc đến những công việc cá nhân cũng như quản lý dự án. Trong bài này, tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Trello để quản lý và tăng năng suất làm việc cá nhân.

TẠO LẬP BẢNG

Việc bạn cần làm đó là tải ứng dụng hoặc vào trang website để đăng ký một tài khoản bằng email của mình. Sau đó bạn có thể tạo một bảng(board) công việc bằng cách tạo bảng. Bạn có thể tạo nhiều bảng khác nhau như ví dụ dưới đây:

CÁCH VẬN HÀNH BẢNG HÀNG TUẦN

Tôi thực hiện một phiên bản kết hợp giữa công cụ Trello với Scrum – một dạng của phương thức quản lý dự án Agile phương pháp đã thực sự giúp tôi đảm bảo theo sát công việc liên quan đến khách hàng của mình theo từng tuần mà tôi gọi đó là sprint. Hình ảnh dưới đây sẽ minh họa cho bạn cách tôi vận hành nó như thế nào. Với điện thoại di động thì tốt hơn hết bạn nên xoay màn hình để xem hình dễ hơn.



Đây là những phân tích chi tiết về các cột bạn có thể nhìn thấy phía trên:

CẦN LÀM (tất cả các đầu việc cần làm)- đây là nơi bạn ghi ra danh sách tất cả các đầu việc trong tuần. Tất cả những đầu việc cụ thể mà bạn cần làm để hoàn thành các nhiệm vụ của mình. Tốt nhất bạn nên chia thành các đầu việc nhỏ và cụ thể hơn mà mình có thể kiểm soát được trong khoảng thời gian DƯỚI 90 PHÚT.

Nghỉ giải lao sau mỗi 90 phút là một trong 6 bí kíp làm việc hiệu quả của các CEO được tạp chí Inc. Tony Schwartz, chủ tịch hãng Energy Project cho rằng nên dành ra vài phút giải lao sau mỗi 90 phút làm việc để tối đa hóa hiệu suất của bạn. Lý do là cơ thể con người cũng như một cỗ máy năng lượng vận hành theo chu kỳ 90 phút suốt cả ngày. Khi chúng ta làm việc gì đó trong hơn 1 tiếng rưỡi đồng hồ, một điều tự nhiên xảy ra là mức độ tỉnh táo sẽ đi xuống và sự tập trung sẽ bị rời khỏi bạn hoặc chúng ta sẽ cảm thấy buồn ngủ.

Một bí mật khá ngược đời nhằm ổn định mức độ hiệu suất tuyệt vời là sống như một người chạy nước rút. Áp dụng điều này đồng nghĩa với việc hãy làm việc với sự tập trung cao độ nhất vào buổi sáng, không quá 90 phút mỗi lần, sau đó dành ra 1 lần giải lao.

Hãy để mắt bạn nghỉ ngơi, thay vì tìm kiếm một tách cà phê khác, hãy bước ra khỏi chỗ ngồi trong vài phút.

ƯU TIÊN (những công việc cần làm ngay) – Bạn nên để những công việc còn tồn đọng từ tuần trước vào đây để giải quyết ngay hoặc là những công việc có độ ưu tiên cao cần làm gấp.

Bạn nên đặt kế hoạch làm việc của mình vào cuối mỗi tuần, tốt nhất là vào thứ 7 hàng tuần. Lúc đó tôi sẽ nhìn lại xem mình đã làm được gì vào cuối tuần. Với Scrum thì đây là giai đoạn Retrospective tức là lúc thực hiện cải tiến cho các công việc của mỗi sprint. Với những công việc chưa hoàn thành tôi thường để nó vào mục “Ưu tiên”.

Ngoài ra để xác định độ ưu tiên bằng ma trận Eisenhower do tổng thống Mỹ thứ 34 Dwight D. Eisenhower nghĩ ra. Ông đã sử dụng rất hiệu quả với lịch làm việc bận rộn của mình.

Về cơ bản bạn chia công việc của mình ra thành 4 cấp độ ưu tiên (priority):

P1: Quan trọng, khẩn cấp: đó là những côn việc xảy ra không đoán trước được như chăm sóc người ốm hoặc tham gia một cuộc họp khẩn cấp hoặc những công việc đã được xác định từ trước như đám cưới bạn thân hoặc cũng có thể là những công việc tồn đọng để đến hạn chót mới làm như ôn thi, soạn bài thuyết trình.

P2: Quan trọng, không khẩn cấp: Là những công việc cần nhiều thời gian để để thực hiện nó và bạn cần nhiều thời gian để tích lũy như đọc sách, học tiếng anh. Với những việc này bạn nên tạo thời khóa biểu cho chúng và làm khi đã hoàn thành phần có độ ưu tiên thứ nhất P1.

P3: Không quan trọng, khẩn cấp: đây những công việc không giúp bạn tiến đến gần mục tiêu của mình mà lại khẩn cấp vì không được báo trước như cuộc gọi từ người bạn lâu không gặp hay ai đó nhờ đi mua đồ trong lúc bạn đang làm việc. Với những công việc này bạn nên học cách kết thúc câu chuyện hoặc từ chối khéo léo.

P4: Không quan trọng, không khẩn cấp: đó là những công việc tốn thời gian mà không đem lại nhiều lợi ích đáng kể như check Facebook và xem phim. Vậy nên trước khi định làm việc đó thì bạn nên tự đặt ra câu hỏi xem liệu làm việc này có giúp tôi chinh phục được mục tiêu không? Liệu có việc gì tôi giải quyết trước không?

ĐANG LÀM – Di chuyển công việc từ cột “Ưu tiên” sang đang làm thể hiện bạn đang bắt tay vào nó hoặc đang chờ ai đó nhận xét. Đây là một cách tốt để bạn kiểm soát được xem công việc của mình đang ở đâu.

HOÀN THÀNH– Khi bạn đã làm xong công việc. Hãy cử động cơ thể để ăn mừng. Chắc chắn sẽ có những việc bạn sẽ phải làm hàng ngày hoặc lặp lại với mỗi sprint của mỗi tuần vì dụ như Tối ưu hóa quảng cáo Facebook, hoặc đăng bài lên Website. Với những công việc như vậy thì hãy chuyển nó lại cột “Ưu tiên” khi mà bạn lập kế hoạch.

LƯU TRỮ – Cột này là không bắt buộc. Hãy để tất cả các công việc mà bạn đã hoàn thành ở đây. Nó sẽ là một nơi tham khảo lúc cần.

Lưu ý: Hãy nhớ rằng bạn không cần phải tạo một bảng mới cho mỗi một Sprint thay vào đó chỉ cần thay đổi thời gian thực hiện trên mỗi sprint. Thêm vào đó bạn cũng nên tránh cho thêm các đầu việc vào trong các Sprint khi đã bắt tay vào thực hiện Sprint đó trừ. Với những công việc phát sinh bạn nên tạo 1 cột riêng tên là “Phát sinh” rồi sau đó tùy theo mức độ ưu tiên để quyết định sẽ cho nó vào cột nào hay để dành cho Spint vào tuần tiếp theo.