Quản lý công việc với ứng dụng trello

Quản lý công việc với ứng dụng trello


Trello là gì ?

Trello là một ứng dụng miễn phí trên máy tính và thiết bị di động để phối hợp công việc hiệu quả giúp cho mọi người trong team chỉ cần nhìn qua là biết được có những đầu việc nào, ai đang làm gì, và làm đến giai đoạn nào rồi. Công cụ này là một dạng Cloud Application, nên không cần cài đặt mà có thể chạy trực tiếp trên trang www.trello.com hoặc qua app trên IOS hoặc Android. Hơn thế nữa, trello hoàn toàn miễn phí cho trừ khi bạn cần các tính năng chuyên dụng nâng cao. Với một văn phòng nhỏ với vài chục nhân viên thì việc cộng tác bằng trello hoàn toàn khả thi hơn là những bộ công cụ đồ sộ mất tiền khác.

ảnh trello.com

Làm quen với các thành phần trong trello


Card: Là 1 thẻ ghi nhớ vàmô tả công việc, trong đó có title, description. Một card có thể dùng để ghi nhớ công việc, tính năng sản phẩm, hay các câu hỏi, các ghi chú, … tùy cách bạn sử dụng. Mỗi card sẽ có checklist để bạn chia những thông tin đầu việc nhỏ hơn. Người dùng trong nhóm cộng tác cũng có thể comment trực tiếp vào card, đính kèm hình ảnh trao đổi nội dung công việc giữa các thành viên.

List: Là 1 danh sách tổng hợp các card có chung tình trạng hoặc một tính chất nào đó. Ví dụ: List Doing bao gồm những card đang được thực hiện. List Done chứa những card đã hoàn thành. Một list cũng có thể coi là danh sách công việc cho một đầu việc lớn nào đó, chẳng hạn như một chiến dịch tuyển dụng nhân sự sẽ là một list và trong đó gồm 3 công việc (card) là: đăng tuyển, phỏng vấn, ký hợp đồng.

Board: Là 1 bảng tin thường dùng để chứa các danh sách công việc trong một dự án nào đó, hoặc giống như một bảng phân công công việc của một phòng ban nào đó. Chẳng hạn board "Hành chính" sẽ bao gồm tất cả các đầu việc của phòng hành chính cần thực hiện trong tuần hoặc tháng. Board "Flapping Bird 3D" sẽ bao gồm tất cả các công việc diễn ra trong quá trình thực hiện dự án game flapping bird 3D.

Organization: Là "không gian" trao đổi công việc của một tổ chức, một công ty, trong đó bao gồm nhiều board. Trello có thể giúp bạn làm việc trong môi trường nhiều tổ chức. Đầu tiên khi đăng nhập trello, bạn sẽ có một Organization ngầm định, chính là cá nhân bạn, dùng để quản lý các công việc cá nhân. Sau đó bạn có thể tạo nhiều Organization để quản lý các công việc ở các không gian làm việc khác. Chẳng hạn, bạn là người kiêm nhiệm, làm quản lý cho 2 công ty khác nhau, thì để tránh lẫn lộn các công việc, bạn nên tạo thêm 2 Organization để quản lý các công việc ở 2 công ty đó.

Sử dụng trello


Ý tưởng về trello xuất phát từ hình ảnh một bàn làm việc dán đầy sticker ghi các công việc cần làm thường ngày. Nó chỉ hỗ trợ thêm tính năng liên kết giữa các thành viên và sắp xếp các đầu việc theo nhóm. Và sự thành công của Trello cũng nằm ở chỗ đơn giản này. Trello không có quá nhiều khái niệm phức tạp, nhìn vào có thể hiểu liền và sử dụng ngay được. Tính đơn giản của Trello còn nằm ở chỗ những thao tác trong đó cũng được đơn giản hóa cực kỳ:

Khi 1 công việc được làm xong, bạn chỉ cần kéo card từ cột Doing sang Done. Không phải ngồi gõ, đổi tình trạng như các công cụ quản lý công việc khác

Để nhập 1 công việc mới  mới, chỉ cần click vào trong List To-Do để bắt đầu ghi chú title của card cần làm. Như vậy khi ghi chú công việc sẽ rất nhanh chóng và hiệu quả. Hình dung là khi sếp đang thao thao bất tuyệt về những việc cần làm trong tuần, bạn đã có thể ghi chú và khi sếp xong là bạn đã list được hết việc của mình trên Trello để có thể làm ngay, khỏi suy nghĩ nhiều.

Trello không có phức tạp cầu kỳ những cũng thỏa mãn được nhu cầu ghi nhớ công việc.chẳng hạn như tính năng đánh dấu theo mầu sắc. Khi bạn có 2 card To-Do cho 2 tính năng mới, nhưng 1 cái cực kỳ quan trọng (Important) và 1 cái là có cũng được (Nice to have). Lúc đó thì Trello có sẵn phần Label để bạn dùng những nhãn màu và đánh dấu tính chất khác nhau cho từng card này.

Ngoài ra, trello hỗ trợ đầy đủ tính năng vuốt trên màn hình cảm ứng để giúp bạn lướt qua danh sách các công việc một cách đơn giản và hiệu quả

Trello rất linh hoạt. Linh hoạt ở chỗ là có thể hỗ trợ cho bạn quản lý theo cách bạn muốn. Nó không bắt ép bạn phải theo 1 quy chuẩn nào cả. Hơn nữa bạn có thể dùng Trello cho nhiều thứ khác nhau như là quản lý các công việc cá nhân hay quản lý một dự án lớn theo cùng một cách.

Nói chung nếu bạn cần một công cụ miễn phí, dễ xài và hiệu quả để quản lý công việc của mình, của team hoặc của công ty mình. Trello là lựa chọn tốt nhất hiện tại.

Để bắt đầu bạn chỉ cần vào www.trello.com và signup 1 tài khoản để có thể sử dụng ngay. Phần Onboarding – hướng dẫn bắt đầu của Trello cũng rất hay, cho nên mới nói là sẽ muốn xài từ cái nhìn đầu tiên.